gototopgototop


Довідка

про підсумки виконання у 2016 році Плану заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009 – 2019 роки в архівних відділах районних державних адміністрацій та міських рад


Згідно з Планом роботи Державного архіву Київської області (далі-державний архів) на ІІ півріччя 2016 року, відповідно до поданих архівними відділами (секторами) районних державних адміністрацій, міських рад звітів щодо виконання у 2016 році Плану заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009 – 2019 роки (далі – План заходів) був проаналізований стан проведення архівними відділами зазначеної роботи протягом поточного року та встановлено наступне.

Відповідно до Плану заходів в архівних відділах (секторах) районних державних адміністрацій протягом 2016 року передбачалося здійснити перевіряння наявності і стану справ 187-ми фондів, 57694-х од.зб., міських рад –54-х фондів, 14435 од.зб.

В архівних відділах (секторах) районних державних адміністрацій у 2016 році здійснене перевіряння наявності 246-ти фондів, 70755-ти справ, що складає 122 % виконання.

Найбільша кількість справ перевірена в архівних відділах (секторах) Баришівської (11239 од. зб.), Макарівської (7541 од. зб.), Богуславської (4736 од. зб.), Вишгородської (4362 од. зб.) районних державних адміністрацій.

У процесі проведення перевіряння наявності протягом 2016 року виявлена відсутність 82-х справ у 7-ми архівних відділах (секторах): Білоцерківської (21 од. зб.), Богуславської (17 од. зб.), Згурівської (7 од. зб.), Миронівської (7 од. зб.), Рокитнянської (2 од. зб.), Фастівської (18 од. зб.) та Яготинської (10 од. зб.) районних державних адміністрацій, які внесені до списків справ, що знаходяться у розшуку. Зазначені списки надані до державного архіву у паперовому та електронному виглядах.

Одночасно під час перевіряння наявності і стану справ у 4-х архівних відділах районних державних адміністрацій протягом 2016 року було виявлено та повернуто на місце 9 од.зб., а саме:

- в архівному відділі Макарівської районної державної адміністрації виявлена 1 од. зб., що перебувала у розшуку з 2000 року;

- в архівному відділі Поліської районної державної адміністрації виявлено 5 од. зб., що перебували у розшуку з 2007, 2008 та 2009 років;

- в архівному відділі Рокитнянської районної державної адміністрації виявлена 1 од. зб., що перебувала у розшуку з 2011 року;

- в архівному секторі Фастівської районної державної адміністрації виявлено 2 од. зб., що перебували у розшуку з 2011 року.


В архівних відділах міських рад проведене перевіряння наявності 59-ти фондів, 15102 -х справ, що складає 104 % виконання цього основного планового показника.

Найбільша кількість справ перевірена в архівних відділах Білоцерківської (3266 од. зб.), Бориспільської (2991 од. зб.) та Броварської ( 2216 од. зб.) міських рад.

Протягом 2016 року факти відсутності, а також виявлення справ в архівних відділах міських рад зафіксовані не були.

Планом заходів також передбачалося здійснити у 2016 році перевіряння наявності документів, що зберігаються в установах – джерелах формування НАФ архівних відділів (секторів) районних державних адміністрацій та міських рад.

За підсумками проведеної роботи архівними відділами (секторами) районних державних адміністрацій здійснене перевіряння наявності 4976-ти справ, що вдвічі перевищує виконання цього планового показника. Найбільша кількість справ перевірена в установах-джерелах формування НАФ архівних відділів (секторів) Баришівської (925 од. зб.), Рокитнянської (942 од. зб.) та Вишгородської (864 од. зб.) районних державних адміністрацій.

Архівними відділами міських рад проведене перевіряння наявності 1287-ми од.зб. (план – 773 од.зб.), що складає 166 % виконання цього планового показника. Найбільша кількість справ перевірена в установах-джерелах формування НАФ архівних відділів Бориспільської (386 од. зб.), Ірпінської (189 од. зб.) та Славутицької (184 од. зб.) міських рад.


Враховуючи вищевикладене необхідно зазначити, що архівними відділами (секторами) районних державних адміністрацій, міських рад протягом 2016 року проведена значна робота щодо перевіряння наявності і стану справ, які зберігаються в архівних відділах та установах-джерелах формування НАФ.

План з перевіряння наявності і стану справ, які зберігаються в архівних відділах районних державних адміністрацій виконаний на 122 %, міських рад – на 104 %. Відсутні документи внесені до списків справ, що знаходяться у розшуку, та надані до державного архіву у паперовому та електронному виглядах.

Архівними відділами (секторами) районних державних адміністрацій проведена робота щодо розшуку відсутніх справ, у результаті якої повернено на місце 9 од. зб., що перебували у розшуку з 2000 - 2011 років.

План щодо перевіряння наявності документів в установах – джерелах формування НАФ архівних відділів (секторів) районних державних адміністрацій перевиконаний вдвічі. В архівних відділах міських рад цей показник виконаний на 166%.


З метою встановлення фактичної наявності і стану документів НАФ, що зберігаються у сховищах архівних відділів (секторів) та в установах-джерелах формування НАФ архівних відділів (секторів) районних державних адміністрацій, міських рад необхідно вжити заходів щодо:

- забезпечення у 2017 році безумовного виконання Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015 – 2019 роки;

- якісного та вчасного складання відповідних облікових документів за результатами проведеного перевіряння наявності і стану справ;

- складання картотеки та списків розшуку відсутніх справ;

- складання списків виявлених протягом року справ, що перебували у розшуку;

- подання списків відсутніх та виявлених протягом року справ до Державного архіву Київської області;

- активізації роботи з розшуку відсутніх справ; подання письмових запитів стосовно підтвердження наявності (або відсутності) документів до тих установ, в яких можуть знаходитись справи, що перебувають у розшуку;

- подальшого контролю за наявністю і станом документів в установах-джерелах формування НАФ.



Заступник директора О.М.Лужинська

Людям з вадами зору

Aa
Aa
Aa
K
K
K

ФОНДИ ДОРАДЯНСЬКОГО ПЕРІОДУ

БАЗА ДАНИХ

КНИГИ РЕЄСТРАЦІЇ АКТІВ ЦИВІЛЬНОГО СТАНУ КИЇВСЬКОЇ ОБЛАСТІ 1919-1939 РОКИ

БАЗА ДАНИХ

КИЇВСЬКА ГУБЕРНСЬКА КОМІСІЯ 1-ГО ЗАГАЛЬНОГО ПЕРЕПИСУ НАСЕЛЕННЯ 1897 РОКУ

БАЗА ДАНИХ

Електронний географічний каталог Державного арїіву Київської області періоду до 1917 року

Каталог

© Державний архів Київської області 2010 - 2015