Відділ забезпечення збереженості документів:
Начальник відділу:
Суруп Олена Миколаївна
Телефон: (044) 483-21-29
Суруп Олена Миколаївна
Телефон: (044) 483-21-29
Функції відділу забезпечення збереженості документів:
1. Здійснює в установленому порядку приймання документів від визначених джерел комплектування.
2. Організовує зберігання і раціональне розміщення документів в архівосховищах.
3. Забезпечує створення і підтримання оптимальних умов і санітарно-гігієнічного режиму зберігання документів, дотримання вимог пожежної безпеки в архівосховищах і робочих кімнатах відділу.
4. Визначає необхідність і черговість проведення перевіряння наявності і стану справ, організовує і кординує цю роботу в архівосховищах, організовує і здійснює розшук невиявлених справ.
5. Веде роботу щодо визначення фізичного стану документів.
6. Організовує облік документів, що потребують дезінфекції, дезинсекції, профілактичної обробки, реставрації, оправи, картонування, нумерації аркушів та інших робіт, які забезпечують збереженість документів.
7. Організовує і здійснює підготовку документів для проведення дезинфекції, дезинсекції, реставрації та оправи справ.
8. Здійснює картонування, написання та наклеювання ярликів на картонажі, знепилення, нумерацію аркушів, шифрування одиниць зберігання, оформлення обкладинок справ, ярликів.
9. Забезпечує дотримання правил видачі документів і копій фонду користування із архівосховищ; оформляє видачу документів у тимчасове користування працівникам архіву, користувачам читального залу, контролює їх транспортування і своєчасність повернення документів до архівосховищ.
10. Здійснює проведення цільової цінності документів.
11. Проводить роботу з виявлення особливо цінних документів, виявлення і віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документів.
12. Контролює виконання вимог щодо оформлення результатів експертизи цінності документів, підготовки документів, вилучених із складу Національного архівного фонду для знищення і організовує їх передачу для переробки на відповідні підприємства.
13. Приймає участь у науково-дослідних роботах, підготовці нормативно-методичних документів з профільних питань діяльності, впроваджує практику передовий досвід роботи.
14. Розробляє проекти розділів плану розвитку архівної справи з питань зберігання документів.
15. Готує документи з профільних питань для розгляду на засіданнях колегій, інших дорадчих органів архіву.
2. Організовує зберігання і раціональне розміщення документів в архівосховищах.
3. Забезпечує створення і підтримання оптимальних умов і санітарно-гігієнічного режиму зберігання документів, дотримання вимог пожежної безпеки в архівосховищах і робочих кімнатах відділу.
4. Визначає необхідність і черговість проведення перевіряння наявності і стану справ, організовує і кординує цю роботу в архівосховищах, організовує і здійснює розшук невиявлених справ.
5. Веде роботу щодо визначення фізичного стану документів.
6. Організовує облік документів, що потребують дезінфекції, дезинсекції, профілактичної обробки, реставрації, оправи, картонування, нумерації аркушів та інших робіт, які забезпечують збереженість документів.
7. Організовує і здійснює підготовку документів для проведення дезинфекції, дезинсекції, реставрації та оправи справ.
8. Здійснює картонування, написання та наклеювання ярликів на картонажі, знепилення, нумерацію аркушів, шифрування одиниць зберігання, оформлення обкладинок справ, ярликів.
9. Забезпечує дотримання правил видачі документів і копій фонду користування із архівосховищ; оформляє видачу документів у тимчасове користування працівникам архіву, користувачам читального залу, контролює їх транспортування і своєчасність повернення документів до архівосховищ.
10. Здійснює проведення цільової цінності документів.
11. Проводить роботу з виявлення особливо цінних документів, виявлення і віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документів.
12. Контролює виконання вимог щодо оформлення результатів експертизи цінності документів, підготовки документів, вилучених із складу Національного архівного фонду для знищення і організовує їх передачу для переробки на відповідні підприємства.
13. Приймає участь у науково-дослідних роботах, підготовці нормативно-методичних документів з профільних питань діяльності, впроваджує практику передовий досвід роботи.
14. Розробляє проекти розділів плану розвитку архівної справи з питань зберігання документів.
15. Готує документи з профільних питань для розгляду на засіданнях колегій, інших дорадчих органів архіву.
Відділ обліку документів та довідкового апарату
Завідувач відділу:
Мочаліна Ольга Павлівна
Мочаліна Ольга Павлівна
Телефон: (044) 206-53-03
Функції відділу довідкового апарату, обліку документів:
1. Забезпечення постійного зберігання: облікових документів державного архіву, а також друкованих видань та інших матеріалів, що належать до довідково-інформаційного фонду державного архіву.
2. Ведення обов’язкового державного обліку документів Національного архівного фонду з різними матеріальними носіями інформації.
3. Надання допомоги юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду з питань ведення обліку документів.
4. Створення фонду користування документів, що зберігаються у державному архіві.
5. Виявлення унікальних документів Національного архівного фонду та створення Анотованих переліків на них.
6. Створення та удосконалення довідкового апарату до архівних документів, забезпечення автоматизації інформаційних процесів.
7. Надання користувачам довідкового апарату до фондів, інформування про документи, відомості з яких можуть бути ними використані.
8. Внесення змін до облікових документів.
9. Підготовка та надання до Центрального каталогу фондів Державної архівної служби України документи централізованого обліку: Відомості про зміни у складі та обсязі фондів, Паспорт державного архіву на 01.01. поточного року та картки фондів.
10. Здійснення робіт з наповнення програми «Архівні фонди України»;
11. Участь у підготовці нормативно-методичних документів з профільних питань діяльності.
12. Участь у проведенні підвищення кваліфікації та перепідготовки працівників державного архіву та інших архівних установ з профільних питань.
13. Здійснення інших передбачених законом функцій.
2. Ведення обов’язкового державного обліку документів Національного архівного фонду з різними матеріальними носіями інформації.
3. Надання допомоги юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду з питань ведення обліку документів.
4. Створення фонду користування документів, що зберігаються у державному архіві.
5. Виявлення унікальних документів Національного архівного фонду та створення Анотованих переліків на них.
6. Створення та удосконалення довідкового апарату до архівних документів, забезпечення автоматизації інформаційних процесів.
7. Надання користувачам довідкового апарату до фондів, інформування про документи, відомості з яких можуть бути ними використані.
8. Внесення змін до облікових документів.
9. Підготовка та надання до Центрального каталогу фондів Державної архівної служби України документи централізованого обліку: Відомості про зміни у складі та обсязі фондів, Паспорт державного архіву на 01.01. поточного року та картки фондів.
10. Здійснення робіт з наповнення програми «Архівні фонди України»;
11. Участь у підготовці нормативно-методичних документів з профільних питань діяльності.
12. Участь у проведенні підвищення кваліфікації та перепідготовки працівників державного архіву та інших архівних установ з профільних питань.
13. Здійснення інших передбачених законом функцій.
Відділ формування Національного архівного фонду та діловодства
Баженова Маргарита Миколаївна
Начальник відділу:
Телефон: (044) 206-53-04
Телефон: (044) 206-74-97
Телефон: (044) 206-74-97
Функції відділу формування Національного архівного фонду та діловодства:
1. Ведення державного обліку профільних документів Національного архівного фонду незалежно від місця їх зберігання, форми власності на них, виду носія інформації та доступу, здійснення контролю за їх збереженістю, обліком та використанням відомостей, що в них містяться.
2. Організація роботи, пов’язаної з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них.
3. Визначення джерел комплектування державного архіву документами Національного архівного фонду.
4. Ведення обліку юридичних осіб та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування державного архіву, на підставі затверджених списків.
5. Перевірка роботи архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства і зберіганні документів.
6. Здійснення контролю за складанням та додержанням номенклатури справ підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань, що перебувають у зоні комплектування державного архіву.
7. Надання допомоги юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду, з питань ведення діловодства та архівної справи.
8. Організація узагальнення, вивчення і поширення передового досвіду.
9. Надання платних послуг юридичним та фізичним особам.
10. Організація підвищення кваліфікації, проведення навчань працівників діловодних, архівних служб та експертних комісій підприємств, установ, організацій усіх форм власності на курсах підвищення кваліфікації.
11. Здійснення контролю за якістю відбору документів на державне зберігання та комплектування державного архіву.
12. Сприяння правильному застосуванню законодавства у галузі архівної справи та діловодства.
13. Організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне дотримання та запобігання невиконанню вимог законодавства, інших нормативних актів державним архівом, його керівництвом та працівниками під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов’язків, а також представлення інтересів державного архіву в судах.
14. Здійснення методичного керівництва правовою роботою в державному архіві та подання пропозицій на розгляд директора державного архіву щодо її поліпшення, усунення недоліків у правовому забезпеченні діяльності державного архіву.
15. Здійснення інших передбачених законом функцій.
2. Організація роботи, пов’язаної з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них.
3. Визначення джерел комплектування державного архіву документами Національного архівного фонду.
4. Ведення обліку юридичних осіб та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування державного архіву, на підставі затверджених списків.
5. Перевірка роботи архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства і зберіганні документів.
6. Здійснення контролю за складанням та додержанням номенклатури справ підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань, що перебувають у зоні комплектування державного архіву.
7. Надання допомоги юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду, з питань ведення діловодства та архівної справи.
8. Організація узагальнення, вивчення і поширення передового досвіду.
9. Надання платних послуг юридичним та фізичним особам.
10. Організація підвищення кваліфікації, проведення навчань працівників діловодних, архівних служб та експертних комісій підприємств, установ, організацій усіх форм власності на курсах підвищення кваліфікації.
11. Здійснення контролю за якістю відбору документів на державне зберігання та комплектування державного архіву.
12. Сприяння правильному застосуванню законодавства у галузі архівної справи та діловодства.
13. Організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне дотримання та запобігання невиконанню вимог законодавства, інших нормативних актів державним архівом, його керівництвом та працівниками під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов’язків, а також представлення інтересів державного архіву в судах.
14. Здійснення методичного керівництва правовою роботою в державному архіві та подання пропозицій на розгляд директора державного архіву щодо її поліпшення, усунення недоліків у правовому забезпеченні діяльності державного архіву.
15. Здійснення інших передбачених законом функцій.
Лабораторія реставрації документів
Завідувач лабораторії:
Ващенко Людмила Миколаївна
Телефон: (044) 206-74-96
Ващенко Людмила Миколаївна
Телефон: (044) 206-74-96
Функції лабораторії реставрації документів:
1. Здійснення ремонту та реставрації документів:
Національного архівного фонду з різними матеріальними носіями інформації, які передані до державного архіву державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території області;
документів особового походження;
облікових документів державного архіву та архівних довідників, а також
друкованих видань та інших матеріалів, що належать до довідково-інформаційного фонду державного архіву.
2. Контролює підготовку та проведення реставрації та ремонту документів, картонажу.
3. Проводить формування справ, систематизацію аркушів всередині справи відповідно до нумерації аркушів, яка є, вклеяєна листом використання.
4. Виконує оправу та підшивку справ, оформлює обкладинки, титульні та засвідчувальні аркуші.
5. Проводить консерваційно – профілактичну обробку документів архіву.
6. Організовує своєчасне і якісне виконання робіт, що стосується збереженості документів.
7. Відповідає за тимчасове зберігання документів, прийнятих із сховищ для реставрацій та оправи справ.
8. Очолює роботу по оцінці якості реставрації та оправи справ.
9. Бере участь у проведенні підвищення кваліфікації та перепідготовки працівників архіву та інших архівних установ з профільних питань.
10. Здійснення консерваційно-профілактичної обробки документів, які знаходяться на зберіганні в архіві.
11. Ремонт картонажів, з метою покращення їх фізичного стану.
12. Вивчення і впровадження досвіду з профільних напрямків діяльності.
Національного архівного фонду з різними матеріальними носіями інформації, які передані до державного архіву державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території області;
документів особового походження;
облікових документів державного архіву та архівних довідників, а також
друкованих видань та інших матеріалів, що належать до довідково-інформаційного фонду державного архіву.
2. Контролює підготовку та проведення реставрації та ремонту документів, картонажу.
3. Проводить формування справ, систематизацію аркушів всередині справи відповідно до нумерації аркушів, яка є, вклеяєна листом використання.
4. Виконує оправу та підшивку справ, оформлює обкладинки, титульні та засвідчувальні аркуші.
5. Проводить консерваційно – профілактичну обробку документів архіву.
6. Організовує своєчасне і якісне виконання робіт, що стосується збереженості документів.
7. Відповідає за тимчасове зберігання документів, прийнятих із сховищ для реставрацій та оправи справ.
8. Очолює роботу по оцінці якості реставрації та оправи справ.
9. Бере участь у проведенні підвищення кваліфікації та перепідготовки працівників архіву та інших архівних установ з профільних питань.
10. Здійснення консерваційно-профілактичної обробки документів, які знаходяться на зберіганні в архіві.
11. Ремонт картонажів, з метою покращення їх фізичного стану.
12. Вивчення і впровадження досвіду з профільних напрямків діяльності.
Відділ
цифрового розвитку, ціфровізації
та організаційної роботи
цифрового розвитку, ціфровізації
та організаційної роботи
Начальник відділу – заступник директора
Білодід Юлія Леонідівна
Телефон: (044) 206-53-02
E-mail: org@dako.gov.ua
Білодід Юлія Леонідівна
Телефон: (044) 206-53-02
E-mail: org@dako.gov.ua
Функції відділу:
1. організація і координація процесу оцифрування архівних інформаційних ресурсів у державному архіві та архівних установах області;
2. здійснення контролю якості виготовлених цифрових копій документів та їх облік;
3. забезпечення цілодобового доступу до інформаційних ресурсів, баз даних та електронних сервісів державного архіву;
4. здійснення програмно-технічної підтримки офіційного вебпорталу, сторінок соціальних мереж державного архіву;
5. забезпечення організації заходів з кібербезпеки та антивірусного захисту інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах державного архіву в межах повноважень;
6. здійснення адміністрування та технічний супровід автоматизованих робочих місць, де обробляється інформація з обмеженим доступом;
7. погодження придбання і списання комп’ютерної техніки, оргтехніки, програмного забезпечення в державному архіві, надання консультацій відділу бухгалтерського обліку та матеріально-технічного забезпечення щодо закупівлі комп’ютерної техніки, периферійних пристроїв, розхідних матеріалів тощо;
8. проведення щорічної інвентаризації наявних в державному архіві програмно-технічних засобів;
9. забезпечення програмно-технічної підтримки та технічний супровід нарад, засідань колегій, круглих столів, зустрічей, онлайн-відео нарад, які проводяться на базі відповідних Інтернет-платформ (Zoom, Google meet тощо), що проводяться державним архівом;
10. бере участь в організації навчання фахівців структурних підрозділів державного архіву, архівних установ області з питань інформаційних технологій та цифрового розвитку, надання методичної та консультативної допомоги у межах компетенції;
11. організація та координація складання планово-звітної документації державного архіву;
12. у складі робочої групи брати участь у проведенні контрольних, тематичних, комплексних перевірянь діяльності архівних підрозділів та архівних установ області, в межах компетенції відділу;
13. здійснення приймання та первинне опрацювання вхідних документів;
14. здійснення реєстрації вхідних, вихідних та внутрішніх документів;
15. здійснення виготовлення документів та їх копій за допомогою комп’ютерної та копіювальної техніки;
16. здійснення підготовки вихідних документів до відправлення та відправлення вихідної кореспонденції;
17. координація проходження документів та здійснення контролю виконання документів у встановлені строки;
18. організація та забезпечення проведення перевірок архівних установ області;
19. організація та забезпечення роботи колегіальних органів державного архіву, а також оперативних нарад;
20. здійснення формування справ відділу згідно з номенклатурою та підготовлення їх до передачі на архівне зберігання;
21. забезпечення організації особистого прийому громадян керівництвом державного архіву;
22. забезпечення передавання та отримання електронних документів;
23. організація підвищення кваліфікації працівників державного архіву у сфері інформатизації та цифрового розвитку;
24. забезпечення здійснення заходів щодо запобігання й протидії корупції в межах повноважень;
25. забезпечення організації правової роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне дотримання та запобігання невиконанню вимог законодавства, інших нормативних актів державним архівом, його керівництвом та працівниками під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов’язків, а також представлення інтересів державного архіву в судах;
26. забезпечення здійснення методичного керівництва правовою роботою в державному архіві та подання пропозицій на розгляд директора державного архіву щодо її поліпшення, усунення недоліків у правовому забезпеченні діяльності державного архіву;
27. вивчення, узагальнення та поширення, у межах своєї компетенції, досвіду роботи, нових прогресивних форм і методів діяльності архівних установ;
28. забезпечення здійснення інших передбачених законом функцій.
2. здійснення контролю якості виготовлених цифрових копій документів та їх облік;
3. забезпечення цілодобового доступу до інформаційних ресурсів, баз даних та електронних сервісів державного архіву;
4. здійснення програмно-технічної підтримки офіційного вебпорталу, сторінок соціальних мереж державного архіву;
5. забезпечення організації заходів з кібербезпеки та антивірусного захисту інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах державного архіву в межах повноважень;
6. здійснення адміністрування та технічний супровід автоматизованих робочих місць, де обробляється інформація з обмеженим доступом;
7. погодження придбання і списання комп’ютерної техніки, оргтехніки, програмного забезпечення в державному архіві, надання консультацій відділу бухгалтерського обліку та матеріально-технічного забезпечення щодо закупівлі комп’ютерної техніки, периферійних пристроїв, розхідних матеріалів тощо;
8. проведення щорічної інвентаризації наявних в державному архіві програмно-технічних засобів;
9. забезпечення програмно-технічної підтримки та технічний супровід нарад, засідань колегій, круглих столів, зустрічей, онлайн-відео нарад, які проводяться на базі відповідних Інтернет-платформ (Zoom, Google meet тощо), що проводяться державним архівом;
10. бере участь в організації навчання фахівців структурних підрозділів державного архіву, архівних установ області з питань інформаційних технологій та цифрового розвитку, надання методичної та консультативної допомоги у межах компетенції;
11. організація та координація складання планово-звітної документації державного архіву;
12. у складі робочої групи брати участь у проведенні контрольних, тематичних, комплексних перевірянь діяльності архівних підрозділів та архівних установ області, в межах компетенції відділу;
13. здійснення приймання та первинне опрацювання вхідних документів;
14. здійснення реєстрації вхідних, вихідних та внутрішніх документів;
15. здійснення виготовлення документів та їх копій за допомогою комп’ютерної та копіювальної техніки;
16. здійснення підготовки вихідних документів до відправлення та відправлення вихідної кореспонденції;
17. координація проходження документів та здійснення контролю виконання документів у встановлені строки;
18. організація та забезпечення проведення перевірок архівних установ області;
19. організація та забезпечення роботи колегіальних органів державного архіву, а також оперативних нарад;
20. здійснення формування справ відділу згідно з номенклатурою та підготовлення їх до передачі на архівне зберігання;
21. забезпечення організації особистого прийому громадян керівництвом державного архіву;
22. забезпечення передавання та отримання електронних документів;
23. організація підвищення кваліфікації працівників державного архіву у сфері інформатизації та цифрового розвитку;
24. забезпечення здійснення заходів щодо запобігання й протидії корупції в межах повноважень;
25. забезпечення організації правової роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне дотримання та запобігання невиконанню вимог законодавства, інших нормативних актів державним архівом, його керівництвом та працівниками під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов’язків, а також представлення інтересів державного архіву в судах;
26. забезпечення здійснення методичного керівництва правовою роботою в державному архіві та подання пропозицій на розгляд директора державного архіву щодо її поліпшення, усунення недоліків у правовому забезпеченні діяльності державного архіву;
27. вивчення, узагальнення та поширення, у межах своєї компетенції, досвіду роботи, нових прогресивних форм і методів діяльності архівних установ;
28. забезпечення здійснення інших передбачених законом функцій.
Відділ використання інформації документів
Начальник відділу:
Телефон: (044) 483-23-60
E-mail:
E-mail:
Функції відділу використання інформації документів
1. Використання відомостей, що містяться у профільних документах Національного архівного фонду незалежно від місця їх зберігання, форми власності на них, виду носія інформації та доступу.
2. Організація роботи із засобами масової інформації та Інтернет-ресурсом.
3. Здійснення моніторингу появи інформації про державні архівні установи Київської області у засобах масової інформації та мережі Інтернет.
4. Надання допомоги юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду з питань використання відомостей, які містяться в архівних документах.
5. Організація вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду.
6. Виявлення унікальних документів Національного архівного фонду.
7. Створення і вдосконалення довідкового апарату до архівних документів, забезпечення автоматизації інформаційних процесів.
8. Надання користувачам архівних документів і довідкового апарату до них, інформування про документи, відомості з яких можуть бути ними використані.
9. Забезпечення виконання запитів фізичних і юридичних осіб, надання архівних довідок, копій документів, архівних витягів, відповідей.
10. Публікація в установленому порядку документів Національного архівного фонду, випуск довідково-інформаційних видань.
11. Впровадження в практику результатів наукових досліджень з архіво- і документознавства, археографії, поширення науково-технічної інформації з архівної справи та діловодства.
12. Участь у проведенні підвищення кваліфікації та перепідготовки працівників архіву та інших архівних установ з профільних питань.
13. Надання платних послуг юридичним і фізичним особам.
14. Участь у підготовці нормативно-методичних документів з профільних питань діяльності.
15. Підготовка разом з іншими структурними підрозділами інформаційних та аналітичних матеріалів для подання голові обласної державної адміністрації.
16. Розгляд в установленому законодавством порядку звернень громадян.
17. Опрацювання запитів і звернень народних депутатів України та депутатів обласної ради.
18. Ініціативне інформування (написання інформаційних листів) органів влади, установ, організацій, громадськості про документи, що зберігаються в державному архіві.
19. Співпраця із засобами масової інформації.
20. Тематичне виявлення документів для організації документальних виставок до визначних дат в історії України.
21. Організація документальних виставок до визначних дат з історії України.
22. Організація користування документами Національного архівного фонду в читальному залі державного архіву.
23. Забезпечення складання планів, звітів та інформацій щодо заходів суспільно-громадського значення до Державної архівної служби України.
24. Здійснення інших передбачених законом функцій.
2. Організація роботи із засобами масової інформації та Інтернет-ресурсом.
3. Здійснення моніторингу появи інформації про державні архівні установи Київської області у засобах масової інформації та мережі Інтернет.
4. Надання допомоги юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду з питань використання відомостей, які містяться в архівних документах.
5. Організація вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду.
6. Виявлення унікальних документів Національного архівного фонду.
7. Створення і вдосконалення довідкового апарату до архівних документів, забезпечення автоматизації інформаційних процесів.
8. Надання користувачам архівних документів і довідкового апарату до них, інформування про документи, відомості з яких можуть бути ними використані.
9. Забезпечення виконання запитів фізичних і юридичних осіб, надання архівних довідок, копій документів, архівних витягів, відповідей.
10. Публікація в установленому порядку документів Національного архівного фонду, випуск довідково-інформаційних видань.
11. Впровадження в практику результатів наукових досліджень з архіво- і документознавства, археографії, поширення науково-технічної інформації з архівної справи та діловодства.
12. Участь у проведенні підвищення кваліфікації та перепідготовки працівників архіву та інших архівних установ з профільних питань.
13. Надання платних послуг юридичним і фізичним особам.
14. Участь у підготовці нормативно-методичних документів з профільних питань діяльності.
15. Підготовка разом з іншими структурними підрозділами інформаційних та аналітичних матеріалів для подання голові обласної державної адміністрації.
16. Розгляд в установленому законодавством порядку звернень громадян.
17. Опрацювання запитів і звернень народних депутатів України та депутатів обласної ради.
18. Ініціативне інформування (написання інформаційних листів) органів влади, установ, організацій, громадськості про документи, що зберігаються в державному архіві.
19. Співпраця із засобами масової інформації.
20. Тематичне виявлення документів для організації документальних виставок до визначних дат в історії України.
21. Організація документальних виставок до визначних дат з історії України.
22. Організація користування документами Національного архівного фонду в читальному залі державного архіву.
23. Забезпечення складання планів, звітів та інформацій щодо заходів суспільно-громадського значення до Державної архівної служби України.
24. Здійснення інших передбачених законом функцій.
Головний спеціаліст з питань персоналу та режимно-секретної роботи:
Веселова Вікторія Володимирівна
Телефон: (044) 206-53-01
E-mail: kadry@dako.gov.ua
1. Забезпечує в межах своїх повноважень охорону відомостей та збереження документів, що становлять державну таємницю, перегляд в установленому порядку рішень про обмеження доступу до документів, в тому числі скасування рішень про віднесення інформації до державної таємниці.
2. Забезпечує в рамках своїх повноважень реалізацію державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом.
3. Розробляє і здійснює заходи щодо:
забезпечення охорони державної таємниці під час проведення всіх видів секретних робіт, користування документами, що містять державну таємницю, контролю за виконанням Закону України “Про державну таємницю” інших нормативних актів з питань охорони державної таємниці та цього Положення;
дотримання режиму охорони з метою попередження втрат, розкрадання матеріальних носіїв інформації, віднесеної до державної таємниці, ознайомлення з їх змістом особами, яким не надано допуску і доступу до державної таємниці, а також з метою організації пропускного і внутрішньооб’єктового режиму;
запобігання розголошенню та витоку відомостей, що становлять державну таємницю, під час підготовки і проведення нарад, конференцій, виставок, а також під час відвідування режимних об’єктів іноземними делегаціями;
забезпечення захисту інформації, що становить державну таємницю, у процесі її формування, пересилання, приймання, а також у процесі використання технічних засобів передачі інформації;
4. Здійснює методичне керівництво та контроль за діяльністю режимно-секретних органів установ та організацій Київської області, які перебувають у зоні комплектування державного архіву у питаннях архівної справи та діловодства;
5. Здійснює інструктажі з питань охорони державної таємниці працівників державного архіву, допущених до державної таємниці, які від’їжджають за кордон у службові відрядження та в особистих справах, а також перевірку знання вимог режиму секретності, веде облік обізнаності працівників з державною таємницею;
6. Формує номенклатуру посад працівників державного архіву, що підлягають оформленню на допуск до інформації “цілком таємно” та “таємно”, оформлює за участю кадрових служб документи на допуск працівників державного архіву до цієї інформації;
7. Контролює дотримання порядку доступу працівників до відомостей, що становлять державну таємницю;
8. Забезпечує ведення секретного діловодства у державному архіві та порядок поводження з матеріальними носіями секретної інформації ;
9. Готує документи для одержання державним архівом дозволу на провадження діяльності, пов’язаної з державною таємницею;
10. Проводить роботу щодо перегляду грифів секретності матеріальних носіїв секретної інформації в межах своїх повноважень;
11. Веде облік сейфів, металевих шаф, спеціальних сховищ, режимних приміщень та ключів від них, печаток і штампів державного архіву.
12. Здійснює інші передбачені законом функції.
2. Забезпечує в рамках своїх повноважень реалізацію державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом.
3. Розробляє і здійснює заходи щодо:
забезпечення охорони державної таємниці під час проведення всіх видів секретних робіт, користування документами, що містять державну таємницю, контролю за виконанням Закону України “Про державну таємницю” інших нормативних актів з питань охорони державної таємниці та цього Положення;
дотримання режиму охорони з метою попередження втрат, розкрадання матеріальних носіїв інформації, віднесеної до державної таємниці, ознайомлення з їх змістом особами, яким не надано допуску і доступу до державної таємниці, а також з метою організації пропускного і внутрішньооб’єктового режиму;
запобігання розголошенню та витоку відомостей, що становлять державну таємницю, під час підготовки і проведення нарад, конференцій, виставок, а також під час відвідування режимних об’єктів іноземними делегаціями;
забезпечення захисту інформації, що становить державну таємницю, у процесі її формування, пересилання, приймання, а також у процесі використання технічних засобів передачі інформації;
4. Здійснює методичне керівництво та контроль за діяльністю режимно-секретних органів установ та організацій Київської області, які перебувають у зоні комплектування державного архіву у питаннях архівної справи та діловодства;
5. Здійснює інструктажі з питань охорони державної таємниці працівників державного архіву, допущених до державної таємниці, які від’їжджають за кордон у службові відрядження та в особистих справах, а також перевірку знання вимог режиму секретності, веде облік обізнаності працівників з державною таємницею;
6. Формує номенклатуру посад працівників державного архіву, що підлягають оформленню на допуск до інформації “цілком таємно” та “таємно”, оформлює за участю кадрових служб документи на допуск працівників державного архіву до цієї інформації;
7. Контролює дотримання порядку доступу працівників до відомостей, що становлять державну таємницю;
8. Забезпечує ведення секретного діловодства у державному архіві та порядок поводження з матеріальними носіями секретної інформації ;
9. Готує документи для одержання державним архівом дозволу на провадження діяльності, пов’язаної з державною таємницею;
10. Проводить роботу щодо перегляду грифів секретності матеріальних носіїв секретної інформації в межах своїх повноважень;
11. Веде облік сейфів, металевих шаф, спеціальних сховищ, режимних приміщень та ключів від них, печаток і штампів державного архіву.
12. Здійснює інші передбачені законом функції.
1.Забезпечує реалізацію державної політики з питань кадрової роботи та державної служби в державному архіві.
2. Розробляє річні плани роботи з кадрами, забезпечує підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації працівників державного архіву.
3. Веде встановлену звітно-облікову документацію, готує державну статистичну звітність з кадрових питань, аналізує якісний склад працівників державного архіву.
4. Проводить роботу з резервом кадрів державного архіву, здійснює організаційно-методичне керівництво формуванням кадрового резерву, вносить рекомендації директору державного архіву про зарахування до кадрового резерву державних службовців при плануванні періодичного переміщення по службі.
5. Вивчає особисті, професійні, ділові якості осіб, які претендують на зайняття вакантних посад в державному архіві, попереджує їх про встановлені законодавством обмеження, пов’язані з прийняттям на державну службу та проходженням державної служби, ознайомлює із Загальними правилами поведінки державного службовця, контролює добір і розстановку кадрів.
6. Приймає від претендентів на посади державних службовців відповідні документи та подає їх на розгляд конкурсної комісії, здійснює інші заходи щодо організації конкурсного відбору та проведення спец перевірки.
7. Розглядає та вносить директору державного архіву пропозиції щодо проведення стажування кадрів на посадах державних службовців, готує документи для організації стажування, здійснює контроль за його проведенням.
8. Готує матеріали про призначення на посади та звільнення з посад працівників державного архіву.
9. Оформляє документи про прийняття Присяги та присвоєння рангів державним службовцям, вносить відповідні записи до трудових книжок.
10. Обчислює стаж роботи та державної служби, здійснює контроль за встановленням надбавок за вислугу років та наданням відпусток відповідної тривалості, складає графіки щорічних відпусток працівників державного архіву.
11. Розглядає матеріали та готує документи для заохочення та нагородження працівників, веде відповідний облік;
12. У межах своєї повноважень здійснює заходи для забезпечення трудової дисципліни, оформляє документи, пов’язані з проведенням службового розслідування та застосуванням заходів дисциплінарного впливу.
13. Здійснює роботу, пов’язану із заповненням, обліком і зберіганням трудових книжок та особових справ працівників державного архіву.
14. Оформляє і видає службові посвідчення та довідки з місця роботи працівника, проводить оформлення листків тимчасової непрацездатності.
15. У межах своєї повноважень бере участь у розробленні структури та штатного розпису державного архіву, контролює розроблення посадових інструкцій у структурних підрозділах державного архіву.
16. Здійснює організаційне забезпечення і бере участь у роботі атестаційної комісії та проведенні щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов’язків.
17. Забезпечує підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації кадрів, а також разом з іншими структурними підрозділами державного архіву організує регулярне навчання працівників державного архіву.
18. Здійснює заходи щодо ведення комп’ютерного обліку електронних особових справ державних службовців державного архіву, використання його даних у межах повноважень державного архіву, супроводження і зберігання відомостей для формування єдиної комп’ютерної системи “Кадри” та своєчасної підготовки і подання до Головного управління державної служби в м. Києві та Київській області необхідної інформації у встановленому порядку.
19. Здійснює організаційні заходи щодо своєчасного щорічного подання державними службовцями відомостей про про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру.
2. Розробляє річні плани роботи з кадрами, забезпечує підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації працівників державного архіву.
3. Веде встановлену звітно-облікову документацію, готує державну статистичну звітність з кадрових питань, аналізує якісний склад працівників державного архіву.
4. Проводить роботу з резервом кадрів державного архіву, здійснює організаційно-методичне керівництво формуванням кадрового резерву, вносить рекомендації директору державного архіву про зарахування до кадрового резерву державних службовців при плануванні періодичного переміщення по службі.
5. Вивчає особисті, професійні, ділові якості осіб, які претендують на зайняття вакантних посад в державному архіві, попереджує їх про встановлені законодавством обмеження, пов’язані з прийняттям на державну службу та проходженням державної служби, ознайомлює із Загальними правилами поведінки державного службовця, контролює добір і розстановку кадрів.
6. Приймає від претендентів на посади державних службовців відповідні документи та подає їх на розгляд конкурсної комісії, здійснює інші заходи щодо організації конкурсного відбору та проведення спец перевірки.
7. Розглядає та вносить директору державного архіву пропозиції щодо проведення стажування кадрів на посадах державних службовців, готує документи для організації стажування, здійснює контроль за його проведенням.
8. Готує матеріали про призначення на посади та звільнення з посад працівників державного архіву.
9. Оформляє документи про прийняття Присяги та присвоєння рангів державним службовцям, вносить відповідні записи до трудових книжок.
10. Обчислює стаж роботи та державної служби, здійснює контроль за встановленням надбавок за вислугу років та наданням відпусток відповідної тривалості, складає графіки щорічних відпусток працівників державного архіву.
11. Розглядає матеріали та готує документи для заохочення та нагородження працівників, веде відповідний облік;
12. У межах своєї повноважень здійснює заходи для забезпечення трудової дисципліни, оформляє документи, пов’язані з проведенням службового розслідування та застосуванням заходів дисциплінарного впливу.
13. Здійснює роботу, пов’язану із заповненням, обліком і зберіганням трудових книжок та особових справ працівників державного архіву.
14. Оформляє і видає службові посвідчення та довідки з місця роботи працівника, проводить оформлення листків тимчасової непрацездатності.
15. У межах своєї повноважень бере участь у розробленні структури та штатного розпису державного архіву, контролює розроблення посадових інструкцій у структурних підрозділах державного архіву.
16. Здійснює організаційне забезпечення і бере участь у роботі атестаційної комісії та проведенні щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов’язків.
17. Забезпечує підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації кадрів, а також разом з іншими структурними підрозділами державного архіву організує регулярне навчання працівників державного архіву.
18. Здійснює заходи щодо ведення комп’ютерного обліку електронних особових справ державних службовців державного архіву, використання його даних у межах повноважень державного архіву, супроводження і зберігання відомостей для формування єдиної комп’ютерної системи “Кадри” та своєчасної підготовки і подання до Головного управління державної служби в м. Києві та Київській області необхідної інформації у встановленому порядку.
19. Здійснює організаційні заходи щодо своєчасного щорічного подання державними службовцями відомостей про про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру.
Відділ бухгалтерського обліку та матеріально-технічного забезпечення:
Начальник відділу:
Карпіленко Володимир Вікторович
Телефон: (044) 206-53-05
E-mail:
1. Забезпечення, у межах компетенції, контролю за наявністю і рухом майна, використанням фінансових і матеріальних (нематеріальних) ресурсів відповідно до затверджених нормативів і кошторисів.
2. Надання допомоги юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду з питань використання відомостей, які містяться в архівних документах.
3. Організація вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду;
4. Забезпечення охорони:
документів Національного архівного фонду з різними матеріальними носіями інформації, які передані до державного архіву державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території області;
документів особового походження;
страхового фонду копій унікальних документів, копій документів з історії області, що зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках;
облікових документів державного архіву та архівних довідників, а також друкованих видань та інших матеріалів, що належать до довідково-інформаційного фонду державного архіву;
5. Забезпечення у межах своїх повноважень виконання завдань дотримання вимог законодавства з охорони праці, пожежної безпеки.
6. Участь у проведенні підвищення кваліфікації та перепідготовки працівників архіву та інших архівних установ з профільних питань.
7. Підготовка разом з іншими структурними підрозділами інформаційних та аналітичних матеріалів для подання голові обласної державної адміністрації.
8. Забезпечення достовірності та у повному обсязі відображення операцій у бухгалтерському обліку та звітності.
9. Дотримання установлених правил проведення інвентаризації грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей, основних фондів у державному архіві.
10. Забезпечення своєчасного подання фінансової та бюджетної звітності.
11. Забезпечення своєчасності та у повному обсязі перерахування податків і зборів (обов’язкових платежів) до відповідних бюджетів.
12. Запобігання виникненню негативних явищ у фінансовій діяльності державного архіву.
13. Забезпечення дотримання вимог нормативно-правових актів щодо інвентаризації необоротних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів, розрахунків та інших статей балансу.
14. Проведення аналізу даних бухгалтерського обліку та звітності, у тому числі зведеної звітності, щодо причин зростання дебіторської та кредиторської заборгованості, розробляє та здійснює заходи щодо стягнення дебіторської та погашення кредиторської заборгованості, організовує та проводить роботу з її списання відповідно до законодавства.
15. Забезпечення дотримання порядку проведення розрахунків за товари, роботи та послуги, що закуповуються за бюджетні кошти.
16. Підготовка та узгодження договорів з метою їх укладання, пов’язаних з господарською діяльністю державного архіву, затвердження в установленому порядку актів на списання з балансу державного архіву обладнання та інших матеріальних цінностей.
17. Забезпечення контролю за технічним станом роботи обладнання, інженерних мереж, котельні.
18. Забезпечення технічного стану службового автомобіля.
19. Участь у розробленні бюджетних запитів, складання розпис доходів і видатків з місячним розподілом, забезпечення його виконання, готує довідку про пересування призначень коштів у межах річних бюджетних асигнувань.
20. Забезпечення здійснення банківських операцій, пов’язаних з рухом коштів на рахунках.
21. Здійснення інших передбачених законом функцій.
2. Надання допомоги юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду з питань використання відомостей, які містяться в архівних документах.
3. Організація вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду;
4. Забезпечення охорони:
документів Національного архівного фонду з різними матеріальними носіями інформації, які передані до державного архіву державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території області;
документів особового походження;
страхового фонду копій унікальних документів, копій документів з історії області, що зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках;
облікових документів державного архіву та архівних довідників, а також друкованих видань та інших матеріалів, що належать до довідково-інформаційного фонду державного архіву;
5. Забезпечення у межах своїх повноважень виконання завдань дотримання вимог законодавства з охорони праці, пожежної безпеки.
6. Участь у проведенні підвищення кваліфікації та перепідготовки працівників архіву та інших архівних установ з профільних питань.
7. Підготовка разом з іншими структурними підрозділами інформаційних та аналітичних матеріалів для подання голові обласної державної адміністрації.
8. Забезпечення достовірності та у повному обсязі відображення операцій у бухгалтерському обліку та звітності.
9. Дотримання установлених правил проведення інвентаризації грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей, основних фондів у державному архіві.
10. Забезпечення своєчасного подання фінансової та бюджетної звітності.
11. Забезпечення своєчасності та у повному обсязі перерахування податків і зборів (обов’язкових платежів) до відповідних бюджетів.
12. Запобігання виникненню негативних явищ у фінансовій діяльності державного архіву.
13. Забезпечення дотримання вимог нормативно-правових актів щодо інвентаризації необоротних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів, розрахунків та інших статей балансу.
14. Проведення аналізу даних бухгалтерського обліку та звітності, у тому числі зведеної звітності, щодо причин зростання дебіторської та кредиторської заборгованості, розробляє та здійснює заходи щодо стягнення дебіторської та погашення кредиторської заборгованості, організовує та проводить роботу з її списання відповідно до законодавства.
15. Забезпечення дотримання порядку проведення розрахунків за товари, роботи та послуги, що закуповуються за бюджетні кошти.
16. Підготовка та узгодження договорів з метою їх укладання, пов’язаних з господарською діяльністю державного архіву, затвердження в установленому порядку актів на списання з балансу державного архіву обладнання та інших матеріальних цінностей.
17. Забезпечення контролю за технічним станом роботи обладнання, інженерних мереж, котельні.
18. Забезпечення технічного стану службового автомобіля.
19. Участь у розробленні бюджетних запитів, складання розпис доходів і видатків з місячним розподілом, забезпечення його виконання, готує довідку про пересування призначень коштів у межах річних бюджетних асигнувань.
20. Забезпечення здійснення банківських операцій, пов’язаних з рухом коштів на рахунках.
21. Здійснення інших передбачених законом функцій.
Cектор користування документами
Завідувач сектору:
Телефон: 044 483-21-38
e-mail: chitzal@dako.gov.ua
Функції сектору:
- надання користувачам архівних документів, а також копій документів з цифрового фонду користування державного архіву, інформування про документи, відомості з яких можуть бути ними використані;
- забезпечення виконання замовлень фізичних і юридичних осіб, надання цифрових та завірених копій документів, відповідей;
- надання консультацій користувачам відповідно до їх теми дослідження про зміст документів та довідковий апарат до них, місцезнаходження, зокрема, щодо документів, які знаходяться в інших архівних установах;
- участь у проведенні підвищення кваліфікації та перепідготовки працівників архіву та інших архівних установ з профільних питань;
- надання платних послуг юридичним і фізичним особам;
- надання безоплатних послуг юридичним і фізичним особам;
- підготовка разом з іншими структурними підрозділами державного архіву інформаційних та аналітичних матеріалів з профільних питань для подання до керуючих установ;
- надання інформації до відповідних розділів веб-сайту державного архіву;
- здійснення контролю за дотриманням Порядку користування документами НАФ;
- забезпечення формування справ користувачів, надання ними своїх персональних даних для оброблення та внесення до бази даних користувачів, доступ до якої третіх осіб здійснюватиметься відповідно до вимог законодавства у сфері доступу до персональних даних;
- контроль відеоспостереження за роботою користувачів з документами НАФ в читальному залі № 1, розташованого за адресою: м. Київ, вул. Ю. Іллєнка, 38.
- забезпечення складання планів, звітів;
- здійснення інших передбачених законом функцій.